Polityka prywatności

[adres docelowej domeny]
Data wejścia w życie: 15.08.2025 r.

Niniejsza Polityka wyjaśnia, jak przetwarzamy dane osobowe osób odwiedzających nasz serwis („Serwis”) oraz kontaktujących się z nami. Przetwarzanie odbywa się zgodnie z RODO – Rozporządzeniem (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r., oraz właściwymi przepisami prawa polskiego.

1) Administrator danych

BIURO USŁUGOWE „EWA” Ewa Orzechowska
ul. Dworcowa 58A, 05-070 Sulejówek, Polska
Telefon: 22 783 37 55
E-mail: ewa.orzechowska@biuroewa.com.pl

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach dot. danych osobowych skontaktuj się na powyższy adres e-mail.

2) Zakres i źródła danych

Przetwarzamy dane przekazywane dobrowolnie przez Użytkownika, w szczególności poprzez formularz kontaktowy lub wiadomość e-mail:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu (opcjonalnie),
• treść wiadomości oraz ewentualne załączniki.

Ponadto – w związku z samym korzystaniem z Serwisu – nasza infrastruktura oraz dostawca hostingu mogą przetwarzać techniczne dane eksploatacyjne (logi serwera), takie jak: adres IP, data i czas serwera, identyfikatory przeglądarki/urządzenia, odwiedzane adresy URL. Dane te są potrzebne do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu.

3) Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy dane w następujących celach i na następujących podstawach:

1. Kontakt i obsługa korespondencji – udzielenie odpowiedzi na zapytanie, prowadzenie dalszej korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na komunikacji z Użytkownikami; w zależności od treści zapytania także art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania przed zawarciem umowy).
2. Utrzymywanie i bezpieczeństwo Serwisu – zapewnienie dostępności, wykrywanie nadużyć, prowadzenie logów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora).
3. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – archiwizacja wybranej korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes).
4. Wypełnienie obowiązków prawnych – jeśli treść korespondencji powoduje powstanie takiego obowiązku (np. rachunkowych/podatkowych) – (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Nie stosujemy profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne względem Użytkowników.

4) Odbiorcy danych

Dostęp do danych mogą mieć wyłącznie osoby działające z upoważnienia Administratora oraz podmioty przetwarzające działające na nasze zlecenie, w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych powyżej, w szczególności:

• dostawca hostingu/serwerów: [nazwa i siedziba dostawcy hostingu],
• dostawca poczty e-mail/IT: [nazwa dostawcy, np. Microsoft/Google/inna],
• podmioty świadczące wsparcie serwisowe/IT lub doradcze (jeśli zaangażowane).

Dane mogą być ujawnione organom publicznym wyłącznie w oparciu o obowiązujące przepisy prawa.

5) Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeśli wykorzystanie określonej usługi IT spowoduje transfer danych do państwa trzeciego (np. do USA), dokonamy tego wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przez RODO (np. standardowych klauzul umownych na podstawie art. 46 RODO), a Użytkownik może uzyskać kopię zastosowanych zabezpieczeń kontaktując się z nami.

6) Okres przechowywania

• Korespondencja (e-mail/formularz): do czasu zakończenia sprawy oraz – w uzasadnionych przypadkach – do 3 lat dla celów dowodowych (obrona/doch. roszczeń) albo dłużej, jeśli wynika to z przepisów.
• Dane przetwarzane przed zawarciem umowy: przez okres negocjacji oraz niezbędny do rozliczeń/ew. dochodzenia roszczeń.
• Logi techniczne niezbędne do bezpieczeństwa Serwisu: standardowo do 30 dni, chyba że dłuższe przechowywanie jest konieczne w związku z wyjaśnianiem incydentów.
• Dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu: do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu, o ile nie istnieją nadrzędne, prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania.

7) Dobrowolność podania danych

Podanie danych w celach kontaktowych jest dobrowolne, ale niezbędne, abyśmy mogli udzielić odpowiedzi. Brak podania danych może uniemożliwić obsługę zgłoszenia.

8) Prawa Użytkownika

Użytkownikowi przysługują prawa:

• dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii,
• sprostowania (poprawienia) danych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych prawem,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych – dla danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie,
• wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), uodo.gov.pl.

Aby skorzystać z praw, napisz do nas na: ewa.orzechowska@biuroewa.com.pl. Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie (gdyby w przyszłości była stosowana), możesz ją w każdej chwili wycofać – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

9) Pliki cookies i podobne technologie

• Obecnie nie stosujemy plików cookies służących analityce, marketingowi ani śledzeniu aktywności.
• Serwis może wykorzystywać niezbędne technicznie mechanizmy (np. krótkotrwałe identyfikatory sesji po stronie serwera) wyłącznie w celu prawidłowego działania i bezpieczeństwa – bez profilowania Użytkowników.
• Jeśli w przyszłości uruchomimy dodatkowe narzędzia (np. analityczne), wyświetlimy odpowiedni baner/zgody i zaktualizujemy niniejszą Politykę.

10) Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą czy bezprawnym ujawnieniem, w tym m.in.: szyfrowanie transmisji (TLS/HTTPS) na stronie [po uruchomieniu docelowej domeny], ograniczony dostęp do systemów, kopie bezpieczeństwa oraz współpracę z zaufanymi dostawcami hostingu i usług IT na podstawie stosownych umów powierzenia.

11) Zmiany Polityki

Możemy aktualizować niniejszą Politykę w razie zmian przepisów lub funkcjonalności Serwisu. Nowa wersja będzie publikowana w tym miejscu wraz z datą wejścia w życie. W przypadku istotnych zmian możemy zastosować dodatkowe formy powiadomienia (np. komunikat na stronie).

12) Kontakt

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych skontaktuj się z nami:
ewa.orzechowska@biuroewa.com.pl, tel. 22 783 37 55.